Niezależnie od złożoności procesu digitalizacji zawsze trzeba wykonać ten pierwszy krok

Decyzja o wkroczeniu na ścieżkę digitalizacji ma ogromne znaczenie dla przyszłości banku.
Powody, dla których dokonuje się transformacji na model cyfrowy:

  • ogólny trend w branży usługowej, obejmujący cyfrowe podpisywanie dokumentów;
  • ciągła optymalizacja procesów bankowych w zakresie produktów detalicznych;
  • obniżenie kosztów i zapewnienie trwałej wysokiej jakości działania;
  • wyższy poziom zadowolenia wśród klientów i użytkowników sieci;
  • prosta obsługa i archiwizacja dokumentów elektronicznych;
  • nowoczesne podejście i przewaga konkurencyjna w branży finansowej;
  • uzyskanie pozycji lidera na danym rynku.

Digitalizacja działalności może przynieść korzyści ilościowe (cyfrowe wdrożenie oraz kontrola nad procesami i podpisami, sprawdzone rozwiązanie z wykorzystaniem podpisów cyfrowych, eliminacja wydruków, bezpośredni i błyskawiczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów itd.) oraz korzyści jakościowe (działalność bardziej przyjazna środowisku, podstawa do dalszych ulepszeń i optymalizacji procesów, skuteczniejsze spełnianie oczekiwań klientów — krótsze czasy realizacji, ograniczenie liczby podpisów, elektroniczne przekazywanie dokumentów itd.).

Złożoność digitalizacji wymaga jednocześnie solidnego wglądu w potrzeby i oczekiwania banku, znajomości dostępnego oprogramowania i sprzętu oraz zaplanowania dużej liczby zadań wykonywanych w logicznej kolejności. Konieczne jest przygotowanie dobrego planu, sporządzenie harmonogramu i, pomimo harmonogramu, gotowość na pewien stopień improwizacji.

Główne fazy projektu

Całe przedsięwzięcie należy podzielić na kilka faz, a na każdą z nich konieczne jest przeznaczenie odpowiedniej ilości czasu, aby uniknąć ograniczeń czasowych i opóźnień. Przygotowując harmonogram, należy uwzględnić w nim co najmniej cztery etapy:

  • zbieranie i formułowanie potrzeb biznesowych;
  • przygotowanie dobrego zapytania ofertowego i rozesłanie go do potencjalnych dostawców;
  • zbieranie ofert od dostawców i wybór najlepszej z nich;
  • utworzenie systemu, wdrożenie i okres testowy.

Niektóre z tych faz mogą się na siebie nakładać, inne wymagają uprzedniego zakończenia poprzednich etapów. Zdecydowanie największe znaczenie ma pierwsza faza, czyli określenie i sformułowanie potrzeb banku. Na tym etapie zaleca się skorzystanie z pomocy zewnętrznej firmy doradczej z doświadczeniem w zakresie transformacji cyfrowej i procesów digitalizacji w środowisku bankowym.
Użytkownicy końcowi w banku muszą dobrze poznać działanie nowego systemu, sposób korzystania z nowych tabletów do składania podpisów i innych narzędzi, które mają uprościć procesy biznesowe zarówno im, jak i klientom. Dlatego przy tworzeniu harmonogramu należy uwzględnić również czas na wymianę starego sprzętu i instalację nowego, przeszkolenie pracowników oraz testowanie nowych metod pracy.

Wybór osób, które będą uczestniczyły w projekcie

Uczestnicy projektu mają różne role. Do kierownictwa i pracowników, którzy najaktywniej uczestniczą w procesie digitalizacji, na niektórych etapach dołączają zewnętrzni konsultanci i specjaliści wdrożeniowi. W harmonogramie należy przewidzieć, kiedy angażowane będą poszczególne osoby, aby umożliwić im odpowiednie zaplanowanie zadań i aby ich podstawowe obowiązki jak najmniej na tym ucierpiały. Cały proces jest nadzorowany przez koordynatora z banku, który dostarcza wszystkich potrzebnych informacji dostawcom zewnętrznym. Jego zadaniem jest także informowanie i włączanie poszczególnych osób w odpowiednie fazy projektu. Dotyczy to zarówno etapu formułowania potrzeb i oczekiwań, jak i pomocy w testowaniu systemu oraz szkolenia pracowników w zakresie stosowania i działania nowych narzędzi.

Kroki na ścieżce do digitalizacji działalności

Digitalizacja procesów biznesowych przebiega w kilku etapach:

  • utworzenie zespołu projektowego oraz określenie ról i obowiązków poszczególnych członków;
  • określenie budżetu i przydzielenie środków finansowych do poszczególnych faz;
  • przygotowanie zapytania ofertowego;
  • wybór zewnętrznych konsultantów i wykonawców;
  • stworzenie narzędzi i integracja z systemami wewnętrznymi;
  • testowanie rozwiązania;
  • wdrożenie systemu i szkolenie pracowników.

Każdy z etapów jest istotny, ale szczególnej uwagi wymaga przygotowanie zapytania ofertowego, które w praktyce stanowi najważniejszy dokument w całym przedsięwzięciu. Określa ono wszystkie potrzeby i wymagania banku. Na ich podstawie dostawcy proponują rozwiązania, z których ostatecznie korzystać będzie bank (programy, tablety do składania podpisów, terminale, aplikacje itp.). Dlatego już na samym początku procesu planowania transformacji cyfrowej zaleca się skorzystanie z pomocy doradców specjalizujących się w przygotowywaniu zapytań ofertowych. Umożliwi im to poznanie sposobu funkcjonowania banku, lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań, a następnie sformułowanie precyzyjnych wymagań dla nowego systemu. Tylko dobrze przygotowane zapytanie ofertowe pozwoli wybrać właściwą ofertę, która zapewni bankowi najskuteczniejsze rozwiązania po najniższych kosztach.

Kiedy jest odpowiedni moment na wykonanie pierwszego kroku?

Odpowiedź jest prosta: teraz! Rozwój technologii przebiega bardzo szybko, więc banki, które będą zbyt długo zwlekały z transformacją cyfrową, stracą przewagę konkurencyjną. Digitalizacja jest nieunikniona. Warto rozpocząć ją już teraz, wykonując pierwszy krok. Z przyjemnością pomożemy w jego realizacji, oferując przydatne wskazówki dotyczące tworzenia dobrego zapytania ofertowego.